Son las solicitudes de uso de escenarios y servicios del Centro de Alto Rendimiento -CAR, que no generan cobro por parte del Ministerio del Deporte y que son elevadas por los organismos que conforman el Sistema Nacional del Deporte. Estas deben contar con la aprobación de la Dirección de Posicionamiento y Liderazgo Deportivo.
a) Los presidentes de las Federaciones Nacionales Deportivas deben presentar solicitud formal, escrita o mediante correo electrónico, dirigida al a la coordinación del CAR (contacto@mindeporte.gov.co), igualmente, tener en cuenta el número de radicado para tener un seguimiento del trámite.
b) La solicitud debe ser enviada con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles, indicando claramente el escenario o área solicitada, proyecto a desarrollar, las fechas, los horarios y nombre de los deportistas que harán uso del mismo.
c) La Dirección de Posicionamiento y Liderazgo Deportivo, emitirá dentro de los tres (3) hábiles siguientes un concepto técnico, avalando o no el uso del escenario, por parte del ente deportivo y lo enviará a la coordinación del CAR.
d) Una vez recibido el aval de la Dirección de Posicionamiento, la coordinación del CAR revisará la disponibilidad del escenario solicitado y dará respuesta a la solicitud, mediante comunicación escrita o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de recibido el aval por parte de la Dirección de Posicionamiento; independientemente si es aprobada o no.
e) En caso de ser aprobada, en la respuesta emitida por el CAR se le indicarán los documentos requeridos para poder hacer uso del escenario solicitado, los cuales deberá llegar a la coordinación del CAR dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la comunicación de disponibilidad del escenario.
La solicitud debe venir acompañada con la siguiente documentación:
f) Nombre, documento identidad y número de contacto del coordinador del grupo, entrenador y/o preparador físico.
g) Listado actualizado de los deportistas y/o usuarios que ingresarán al CAR, con número de identificación y EPS a la que pertenecen o copia de la póliza de accidentes personales integrales que ampare a los deportistas y/o usuarios, durante la estadía en el CAR.
Préstamo para la realización de eventos deportivos
Teniendo en cuenta el inciso anterior, se anexan los siguientes documentos:
a) Entrega del formato debidamente diligenciado de "planilla de información de eventos y/o capacitaciones (ATC-FR-010)", que se encuentra en Sistema de Gestión de la Entidad y que resume toda la información del evento a desarrollar.
b) Responsable del evento
c) Póliza de amparo a deportistas y terceros.
d) Póliza todo riesgo a escenario deportivo.
e) Listado de deportistas con número de identificación.
f) Plan de emergencias, que contempla el desarrollo de temas como (ruido, ambulancia, personal médico, seguridad, manejo de basuras, incendios, evacuación).
g) Planimetría del evento y aforo estimado.
h) Listado de personal de apoyo logístico y de aseo, con número de identificación.
i) Previo a la entrega del escenario, se suscribirá un acta de compromiso conforme al formato vigente (ATC- FR- 013) que se encuentra en el Sistema de Gestión.
